Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является важным компонентом любого бизнеса. В небольшой компании этим может заниматься руководство с ассистентами, но с увеличением масштаба предприятия это требует гораздо больших усилий и трудовых ресурсов. В таких условиях наилучшим решением будет автоматизация закупок. В нашей статье мы расскажем о том, что это значит и какие преимущества имеет такая система организации закупок.

Автоматизированные закупки – это специальные программы, разработанные для упрощения и оптимизации процессов закупок в предприятии. Главной целью автоматизации является увеличение эффективности работы отдела закупок и всей компании в целом. Автоматизированная система помогает собирать и обрабатывать информацию о закупках, составлять план закупок, формировать договоры и тендерные документы, анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Автоматизация закупок позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить сам закупочный процесс на 20-30%. Это также позволяет контролировать работу сотрудников и поставщиков, предупреждая серые операции ради собственной выгоды. Кроме того, организация данных в единой системе позволяет отслеживать всю необходимую информацию по закупкам в одном месте.

При этом автоматизация складского хозяйства, например, в компании "Вимм-Билль-Данн", показала высокие результаты – количество возвратов продукции почти вдвое сократилось, количество обрабатываемых в сутки заказов увеличилось на треть, а показатель точности работ вырос с 77% до 99%.

Однако, недостатком автоматизации является необходимость обучения сотрудников работе с новой системой. Компании, занимающиеся внедрением таких систем, предоставляют презентации и гайды по работе с системой, что позволяет справиться с этим недостатком.

В целом, автоматизация закупок – это отличный инструмент для компаний, которые хотят повысить свою эффективность и оптимизировать свой бизнес. Выбор каждой компании остается за ней.

Современные компании имеют специфические бизнес-процессы, которые определяются их индивидуальными потребностями. Это затрагивает и системы автоматических закупок. В случае, если головной офис использует SAP, а филиал - 1С ERP, необходимо внести изменения и связать эти системы для обеспечения полной автоматизации закупок. Конечно, можно ограничиться локальными базами данных, но их использование имеет определенные недостатки:

• Конфиденциальность может быть нарушена, так как существует риск кражи или потери информации. Хакерские атаки на базы данных - дело не редкое, и многие известные базы данных не могут похвастаться надежной защитой.
• Высокие менеджеры не могут быстро получить доступ к необходимой информации, такой как история закупок, отчеты и результаты. Оперативность - важный аспект бизнеса.
• Взаимодействие с поставщиками происходит по почте или телефону, что может привести к потере истории коммуникации. Эта информация значима как для анализа результатов сотрудничества, так и для использования в качестве доказательства в случае возникновения спора с бизнес-партнерами.
• Приходится тратить много времени на создание писем и документов, так как нет специализированного шаблонного хранилища. Это усложняет и замедляет работу, что может отразиться на продуктивности бизнеса.

Поэтому использование локальных баз данных подходит только новым предпринимателям. Как только бизнес развивается, они становятся непрактичными. Сегодня существуют автоматизированные системы закупок, которые позволяют решить все перечисленные выше проблемы и сделать процесс более эффективным и оперативным.

Особенности реализации систем

Реализация системы включает в себя несколько фаз. В начале проекта необходимо исследовать бизнес-процессы в компании, чтобы тщательно спроектировать и разработать программное обеспечение. Не стоит забывать, что качество «железа» тоже играет важную роль, так как подобное оборудование может не выдержать нагрузки. Однако специалисты в области автоматизированных процессов закупок могут учитывать подобные особенности и предложить индивидуальное решение.

После установки программы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Для доступа к системе можно предоставить разрешения как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, ответственным за закупки в компании. Если компания имеет несколько отделов, то такую систему нужно установить в каждом из них. Рекомендуется начать с тестового периода в первое время. Это поможет сотрудникам ознакомиться с нововведением в спокойной обстановке, а руководству увидеть работу системы в действии.

Проведение автоматических закупок может показаться сложным процессом на первый взгляд, однако компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных решений, имеют отделы технической поддержки, которые готовы помочь с решением вопросов. Главное – выбрать проверенного поставщика данных услуг.

Фото: freepik.com